入力の手間を省く、10のExcelショートカット

Excelに、毎日文字や数字を入力している──そんなビジネスパーソンも多いことだろう。少しでも入力を早く、簡単にしたい。そんなときは、Excelに備わっているショートカットをうまく活用したい。

10のショートカットキーは続きから
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0705/10/news127.html

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1──日付と時刻
　［Crtl］＋［；］を押すと、今日の日付が。［Crtl］＋［：］を押すと、現在の時刻が入力される。

　業務記録などを付けていく際には、これを使えば簡単に日付や時刻を入力できる。「now」関数と違うのは、入力した時点の日付・時刻が固定されることだ。

2──繰り返し作業
　せっかくコンピュータを使っているのだから、同じような作業は自動的にやってほしい。複雑な作業で、今後も繰り返し使うなら、マクロを書くというような選択もあるだろうが、ちょっとした変更──例えば、セルを1行おきに色を付けたい──なんてときは、［F4］キーを使う。

　まず最初のセルに対して操作を行い、同じ操作をしたいセルを選んで［F4］。これだけだ。

3──上のセルの値をコピー
　上のセルと同じ数字や文字、数式を入力する。シートの入力には意外とこんな作業が多い。普通の人は「少しだから」と都度入力するだろう。ちょっと慣れた人はコピーして、貼り付けを行う。さらに、マウスでセル右下の四角をドラッグすれば、全部にコピーされることを知っているかもしれない。

　これらをさらに軽快にキーボードで行うなら、［Ctrl］＋［D］だ。“下（Down）にコピー”だから“D”と覚える。

　流れとしては、［Crtl］＋［D］、［Enter］、［Crtl］＋［D］、［Enter］……といった感じ。［Enter］を押すとフォーカスが下のセルに移るのだ。

　さらにマウスと組み合わせて、複数のセルを選択して［Crtl］＋［D］を押すと、一番上にあるセルがまとめてコピーされる。

4──左のセルの値をコピー
　上のセルがコピーできるなら、当然左のセルのコピーもある。こちらは［Ctlr］＋［R］。“右（Rifht）にコピー”だから“R”と覚える。

　連続して入力していくときは、［Enter］に代わって［Tab］を使う。［Tab］を押すとフォーカスは右のセルに移動する。

5──オートSumを入力
　数字の合計を計算するには、ツールバーから「Σ」のボタンを押すのが一般的。もちろんキーボードから「=sum()」と入力してもいいのだが、簡単なのは、

　［Alt］＋［Shift］＋［－］

　というショートカット。［－］キーはShiftを押すと「＝」になるから、電卓で計算して最後に「＝」を押して合計を出すイメージで覚えるといい。

6──コメントを入力
　計算だけでなく、表組の情報をやりとりするときは、コメント入力が欠かせない。右クリックして「コメントの挿入」、あるいはツールバーからコメントを選んでもいいが、キーボードだけでスマートにやるには、

　［Shift］＋［F2］

　というショートカット。既に入力してあるコメントの編集にも利用できる。

7──セルを挿入
　セル（行、列）の挿入も、実はキーボードショートカットで簡単にできる。

　［Ctrl］＋［Shift］＋［；］

　が挿入だ。［Shift］＋［；］は「＋」を入力することになる。つまりCtrl＋ ＋と覚えればいい。と来れば、逆にセルの削除は［Ctrl］＋［－］。

　それぞれ行や列を選択して行えば、行列の挿入・削除も行える。

8──書式設定
　Excel 2007になって、よく使う書式設定はマウスで操作してしまうのが楽になった。しかし凝った書式設定は、相変わらず設定ダイアログから行うことになる。このダイアログを簡単に表示するのが、

　［Ctrl］＋［1］

　というショートカット。ちなみにExcel 2007では、［1］じゃなくて［F1］を押すと、ツールバーが非表示になってシートを広く使うことができる。

9──書式を通貨に
　入力した数字の書式を通貨に変更したいときは、

［Ctrl］＋［Shift］＋［4］

　［Shift］＋［4］は［＄］を意味するから、Ctrlと＄と覚えるといい。

10──書式をパーセントに
　9と同様に、数字の書式をパーセントにしたいときは、

［Ctrl］＋［Shift］＋［5］

　［Shift］＋［5］は［％］。覚え方は＄と同様だ。